1.400 Seiten Print, Shop und elektronische Kataloge

Reiff Technische Produkte optimiert Produkt-Informations-Management

Reiff Technische Produkte optimiert Produkt-Informations-Management

Prozessoptimierung ist nicht nur im Technischen Handel ein Dauerthema. Im Zuge der Wirtschaftskrise werden optimierte Prozesse für jedes Wirtschaftsunternehmen immer wichtiger. Hier kann eine Menge Zeit und damit Geld gespart werden, wenn alltägliche Prozesse wie die Pflege von Produktdaten oder die Bestellabwicklung optimal durchdacht sind. Softwarelösungen wie ein Produkt-Informations-Management-System können dabei helfen, Ressourcen zu sparen und gleichzeitig einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen.

REIFF Technische Produkte GmbH

Oftmals stellt sich einem Unternehmen bei der Pflege von Produktdaten oder der Bestellabwicklung irgendwann die Frage der Wirtschaftlichkeit. Projektleiter Holger Mende: „Bei Reiff Technische Produkte mit über 140.000 Standardprodukten war es unmöglich, diese noch manuell in der gewünschten Qualität nachzuhalten. Dafür war die Manpower, die das Unternehmen bereitstellen konnte, einfach nicht ausreichend.“ Bereits vor einigen Jahren hat Reiff Technische Produkte dies erkannt. In einem Auswahlprozess wurde damals das System eines lokalen Anbieters gewählt. „Doch irgendwann waren die Grenzen des Systems erreicht“, so Geschäftsführer Hubert Reiff. „Reiff Technische Produkte will ja nicht nur regelmäßig einen Papierkatalog herausbringen, sondern neben anderen Publikationsformen auch eine umfassende Kompetenz im Bereich eBusiness aufbauen, um unseren Kunden technisch die aktuellsten Lösungen bieten zu können.“

In einem weiteren Auswahlprozess fiel die Wahl 2008 auf den Softwarehersteller ITB, mit dem Reiff bereits seit Jahren immer wieder im Kontakt war. Hubert Reiff: „Man hat gegenseitig die Entwicklung beobachtet. ITB hat uns aufgrund der runden Softwarelösung und der zahlreichen namhaften Referenzen im technischen Handel in Deutschland überzeugt. Die hohe Beratungskompetenz, aber auch Produktkenntnis über unser Sortiment, waren daher bei der Auswahl des Softwareanbieters unerlässliche Kriterien.“

ERP-Sofware ist führendes System

REIFF Technische Produkte GmbH

Seit der Auftragsvergabe sind nun bereits viele strategische Anpassungen erfolgt. Zunächst wurden im Hause Reiff in Reutlingen die ITB Produkte MeDaPro, das ITB Produkt-Informations-Management-System, der Shop TradePro und ConnectPro, der Business-Connector für die Kommunikation zwischen zwei Warenwirtschaftsysteme, zügig implementiert. Dabei erfolgte eine enge Kopplung des MeDaPro mit dem Reiff SAP. Reiff Projektleiter Holger Mende erklärt: „Ein Produkt-Informations-Management macht nur Sinn, wenn die Produktinformationen nicht doppelt gepflegt werden. Daher ziehen wir alle Informationen, die in SAP bereits vorhanden sind, in MeDaPro herein. Dort erfolgt dann die redaktionelle Anreicherung um Texte, Bilder und Datenblätter.“ Führendes System bleibt also SAP, MeDePro dagegen wurde bei Reiff zur zentralen Drehscheibe für alle Produkt-Publikationen.

Seit Projektstart wird das Thema PIM bei Reiff strategisch hoch angesetzt. Insgesamt kümmert sich ein knapp 20köpfiges Team – zusammengesetzt aus Experten der unterschiedlichen Abteilungen, einem Team von übergeordneten „Powerusern“ und der Marketingabteilung – um die Qualität der Daten und Publikationen. „Wir haben erkannt, dass die Qualität unserer Produktdaten, und damit unserer Verkaufs- und Werbematerialien, ein wesentlicher Faktor im Wettbewerb sind“, erklärt Hubert Reiff den Stellenwert von PIM bei Reiff Technische Produkte. „Hier an der falschen Stelle zu sparen, wäre ein strategischer Fehler.“

Papierkatalog automatisiert befüllt und in Rekordzeit erstellt

Dank der im Hause Reiff gesetzten Prioritäten wurde der mit der als erstes Ziel definierte Papierkatalog, der vor kurzem rechtzeitig vor dem 100-jährigen Firmenjubiläum präsentiert wurde, in Rekordzeit und in beeindruckender Datenqualität erstellt. Er ist, bis auf die manuellen Imageseiten, zu 100% automatisiert und wurde komplett aus der MeDaPro-Datenbank befüllt. Enthalten sind Informationen zu insgesamt rund 20.000 Produkte in zwölf Produktgruppen sowie zu den vielfältigen Services.

Tagesaktuelle Preise im Internetshop

Parallel zum Katalog wurde der neue Internet-Shop, erreichbar unter www.reiff-tpshop.de, ins Leben gerufen. Hier findet sich nicht nur ein ausgewähltes Sortiment von ca. 55.000 Produkten, die Reiff-Kunden haben außerdem per individuellem Login die Möglichkeit, auf ihre kundenspezifischen Sortimente und Live-Preise zuzugreifen. „Im Wettbewerb ein unschlagbarer Vorteil, wenn der Kunde seine Produkte gleich mit seinen tagesaktuellen Preisen sehen und bestellen kann“, ist Mende überzeugt. Neben klassischen Features wie dem TradePro-Produkt-Finder bietet der Shop außerdem zwei besondere Funktionen: Über die Bestellhistorie können Kunden jederzeit den Status ihrer Bestellung einsehen und so besser planen. Die Ampel in den Produktdetails zeigt zudem auf einen Blick an, wie schnell ein bestimmtes Produkt geliefert werden kann. „Wir sehen im neuen Online-Shop einen klaren Servicegewinn für alle Kunden, die unsere Standardprodukte ordern. Der Shop entspricht vom Look bis zum Handling allen modernen Anforderungen an einen Online-Shop und ermöglicht eine schnelle und einfache Bestellung. Für die individuelle Fertigung technischer Produkte beispielsweise im Bereich Baugruppen setzen wir nach wie vor auf persönliche Beratung“, so Hubert Reiff.

Kundenbindung und Prozesserleichterung

Neben der klassischen Shopbestellung kann der Kunde außerdem via CD-ROM, FlipCatalog oder Scannerlösung bestellen. Der Inhalt der CD-Rom deckt sich mit dem des Katalogs. Die Besonderheit: Aus dem enthaltenen Katalog-PDF kann per Mausklick ein elektronischer Warenkorb gefüllt und an den Shop übertragen werden. Ähnlich funktioniert der FlipCatalog, den Kunden mit der Maus umblättern können. Per Klick springt der Kunde zum Detailartikel im Shop und kann diesen dort bestellen – mit seinem individuellen Preis. „Shop on CD und der FlipCatalog sind Hybridlösungen zwischen Papier und Shop – so bleiben Erscheinungsbild und CI perfekt erhalten, während man auf die Vorteile einer elektronischen Bestellmöglichkeit nicht verzichten muss“, erklärt Mende den Vorteil.

Weiteres Highlight für registrierte Kunden: Seit Herbst gibt es die neue Scannerlösung für schnelle und einfache Beschaffung. Mittels eines Scanners und von Reiff aus MeDaPro FastPage selbst hergestellten Etiketten überträgt der Kunde seinen Bedarf per USB an einen PC mit Internetanschluss. Die gescannte Bestellung wird in den Reiff Shop übertragen – Bestellvorgänge werden dabei um bis zu 70% verkürzt, Fehlerquellen minimiert und Beschaffungskosten reduziert. Mende: „Ein wichtiges Mittel zur Kundenbindung, das auf beiden Seiten die Prozesse enorm erleichtert.“

Nicht nur durch die Scannerlösung, auch durch die vollständige Integration der ITB-Produkte in die vorhandene Systemlandschaft bei Reiff werden an vielen Stellen Prozesse optimiert: So werden Bestellungen, die über den Shop getätigt werden, via ConnectPro automatisiert in SAP eingestellt und können dort die bei Reiff üblichen Freigabe- und Lieferprozesse durchlaufen. Dazu kommt, dass zusätzlich zu den sichtbaren Publikationswegen durch die PIM-Lösung auch die Vertriebskanäle im eCommerce weit sinnvoller als zuvor genutzt werden. „Wir erstellen nach wie vor für unsere Kunden auf Wunsch einen Katalog im BMEcat Format. Dazu greifen wir auf den gleichen Datenbestand zu wie für Shop, Katalog und CD und sparen uns die Mehrarbeit durch die parallele Pflege in Exceltabellen oder ähnlichem“, erklärt Mende die Vorgehensweise in seinem Team. Doch auch die direkte Anbindung an den Kunden ist möglich: Großkunden, die ebenfalls SAP anwenden, können beispielsweise per OCI-Schnittstelle eine direkte Anbindung an den Shop erhalten und so ihre Einkäufe wie gewohnt im SAP abwickeln. Auch hier steht der Kundennutzen für Reiff im Vordergrund.

"Wir haben noch viele weitere Ideen und Pläne"

Hat Reiff seine gesetzten Ziele mit der Einführung eines PIM erreicht? Hubert Reiff ist zufrieden: „Nach 1,5 Jahren können wir ein positives Resumée ziehen. Insgesamt haben wir, gemeinsam mit unserem Partner ITB, ein erfolgreiches Projekt abgewickelt, mit dem wir unsere Prozesse optimiert und unsere Kompetenzen erweitert haben.“ Doch von Stillstand kann keine Rede sein: „Wir haben noch viele weitere Ideen und Pläne, wie wir für uns und unsere Kunden Mehrwert schaffen können. Einige werden bereits im Januar 2010 angegangen.“

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